Использование радиочастотной технологии для управления документами и файлами государственных учреждений

С непрерывным развитием информационных технологий государственным учреждениям необходимо эффективно, удобно и безопасно управлять большими объемами файлов и данных. Чтобы удовлетворить этот спрос, государственные учреждения могут внедрить технологию RFID (радиочастотную) в управление документами.

Технология RFID — это технология радиочастотной идентификации, которая может реализовать автоматическую идентификацию, отслеживание и управление элементами. Использование правительством технологии RFID в управлении документами может значительно повысить эффективность и точность управления документами.

Индексация и позиционирование файлов

Государственным учреждениям часто необходимо получать доступ, заимствовать и возвращать большие объемы документов. Используя технологию RFID, RFID-метку можно прикрепить к каждому файлу для записи индексной информации файла, включая имя файла, номер, местоположение и т. д. Когда вам нужно найти, одолжить или вернуть файл, вам нужно только отсканировать метку файла через RFID-считыватель, чтобы запросить соответствующую информацию о файле в базе данных и быстро найти и извлечь файл.

Храните и защищайте конфиденциальную информацию

Документы, которыми управляют государственные учреждения, обычно содержат много конфиденциальной информации, такой как личная конфиденциальность, деловые секреты и т. д. Технология RFID может обеспечить более безопасное хранение и защиту этих документов. RFID-метки можно использовать с паролями и технологиями шифрования для обеспечения безопасного доступа и управления файлами. Только уполномоченный персонал может читать, изменять или удалять зашифрованную информацию о файле в RFID-метке, тем самым обеспечивая безопасность файлов.

Управление процессом обработки документов

Процесс обработки документов государственными учреждениями относительно громоздкий и требует множественных передач, проверок, подписей и других операций. Используя технологию RFID, можно добиться автоматизированного управления процессами обработки документов. Например, вы можете установить метку RFID, наклеить метку на документ, а затем назначить нескольких считывателей и писателей для чтения информации о статусе файла во время обработки файла. Когда файлы передаются из одного отдела в другой, время и место могут быть записаны с помощью считывателя RFID для реализации утверждения файлов, передачи и других операций, тем самым повышая эффективность работы и управленческие эффекты.

запись истории

Государственным учреждениям требуется долгосрочное хранение и архивирование документов и данных для будущего использования. Технология RFID может обеспечить более качественные услуги по регистрации исторических данных для государственных учреждений. Метки RFID имеют пассивные метки и не требуют дополнительного питания от батареи. Теоретически чип-память может храниться более 10 лет и может записывать все исторические записи файлов, включая время подачи, место подачи, записи о заимствовании и т. д. Эти записи могут быть сохранены в базе данных, чтобы государственные учреждения могли запрашивать и управлять информацией о файлах.

Технология RFID имеет широкие перспективы применения в управлении правительственными документами. Она может повысить эффективность и уровень управления правительственной работой, обеспечить безопасность и целостность правительственных документов и лучше обслуживать правительство и людей.